Privacyverklaring
Hier lees je welke gegevens we van je verwerken, waarom we dat doen en wat je rechten zijn.
In het kort
- We gebruiken je gegevens alleen om je afspraak te plannen, je scan uit te voeren en je te begeleiden.
- Je scanresultaten zijn gezondheidsgegevens. Die verwerken we alleen met je uitdrukkelijke toestemming.
- We verkopen je gegevens nooit en gebruiken je scanresultaten niet voor reclame.
- Deze website plaatst geen volgcookies en gebruikt geen statistiekprogramma's.
- Je kunt je gegevens altijd inzien, laten aanpassen of laten verwijderen.
1. Wie is verantwoordelijk?
INSIGHT 3D Health Scan is een handelsnaam van HRM Fitness B.V., gevestigd aan de Heirstraat 28, 6129 PK Urmond, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 62514725. HRM Fitness B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden genoemd. In deze verklaring noemen we ons “INSIGHT” of “wij”.
INSIGHT wordt aangeboden in samenwerking met DOQUE. Coaches van DOQUE kunnen je scan uitvoeren, je resultaten toelichten en je begeleiden. Zij krijgen daarvoor toegang tot de gegevens die daarvoor nodig zijn (zie onderdeel 6).
Heb je een vraag over je privacy of wil je een van je rechten gebruiken? Mail naar info@hrmfitness.nl of bel 046-888 11 33.
2. Welke gegevens verwerken we?
Als je je inschrijft via de website
- je voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres;
- je geboortedatum (als je die invult);
- het pakket dat je kiest, je doel (bijvoorbeeld afvallen of spiermassa opbouwen) en je voorkeursdatum en -tijd;
- hoe je ons hebt gevonden;
- wat je zelf bij opmerkingen invult. Vermeld je daar iets over je gezondheid, zoals een blessure, een implantaat of een zwangerschap, dan gebruiken we dat alleen om je scan veilig en passend te plannen.
Als je een scan laat maken
- de gegevens die nodig zijn voor de meting, zoals je lengte, leeftijd en geslacht;
- de resultaten van de scan: het 3D-model van je lichaam, je gewicht, vet- en spiermassa (ook per lichaamsdeel), visceraal vet, lichaamsvocht, rustverbranding, lichaamsomtrekken en houding;
- de trainingsschema's, voedingsrichtlijnen en aantekeningen van de coach die op basis van je scan worden gemaakt;
- bij Insight Coaching: de vergelijking tussen je scans en je voortgang.
Deze scangegevens zijn gegevens over je gezondheid. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, waarvoor de wet extra bescherming eist.
Als je klant bent of contact met ons opneemt
- gegevens over je afspraken, het pakket dat je afneemt en je betalingen (waaronder je IBAN bij een automatische incasso);
- de inhoud van je berichten als je ons mailt, belt of een bericht stuurt via WhatsApp.
Als je de website bezoekt
- technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen, zoals je IP-adres, het type browser en het tijdstip van je bezoek. Je IP-adres wordt ook kort (maximaal een uur) gebruikt om misbruik van het inschrijfformulier tegen te gaan.
3. Waarom verwerken we je gegevens, en op welke grond?
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Je inschrijving afhandelen, contact met je opnemen en je afspraak plannen | Gegevens uit het inschrijfformulier | Nodig om op jouw verzoek een overeenkomst te sluiten en uit te voeren |
| Je een bevestiging van je inschrijving mailen | Voornaam, e-mailadres, pakket, voorkeursdatum | Uitvoering van de overeenkomst |
| De scan uitvoeren, je resultaten uitleggen en je een trainingsschema en voedingsrichtlijnen geven | Scangegevens (gezondheidsgegevens) | Je uitdrukkelijke toestemming |
| Bij Insight Coaching je voortgang volgen en je begeleiding bijsturen | Scangegevens en aantekeningen van de coach | Je uitdrukkelijke toestemming |
| Betalingen verwerken en onze administratie voeren | Naam, pakket, betaalgegevens | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (belastingwetgeving) |
| Vragen en klachten beantwoorden | Contactgegevens en de inhoud van je bericht | Gerechtvaardigd belang: goed bereikbaar zijn voor (aanstaande) klanten |
| De website tonen, beveiligen en misbruik voorkomen | Technische gegevens | Gerechtvaardigd belang: een veilige en werkende website |
We gebruiken je gegevens niet voor andere doelen. We sturen je geen nieuwsbrief of reclame, tenzij je daar apart toestemming voor hebt gegeven.
4. Toestemming voor je scangegevens
Vóór je eerste scan vragen we je uitdrukkelijk om toestemming voor het verwerken van je scangegevens. Zonder die toestemming kunnen we de scan niet maken.
Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via info@hrmfitness.nl of bij je coach. We maken daarna geen nieuwe scans meer en verwijderen je scangegevens, tenzij we ze op grond van de wet langer moeten bewaren. Het intrekken van je toestemming heeft geen gevolgen voor wat er vóór dat moment met je gegevens is gedaan.
De resultaten, adviezen en schema's zijn gebaseerd op de scan en vormen geen medisch advies.
5. Software en automatische berekeningen
De scanresultaten worden door software berekend uit de meting. Dezelfde software kan, ook met behulp van kunstmatige intelligentie, een voorstel doen voor een trainingsschema of een vooruitblik tonen van hoe je lichaam kan veranderen. Dit zijn hulpmiddelen en adviezen. Er worden geen besluiten over je genomen zonder dat een coach er met je naar kijkt.
6. Met wie delen we je gegevens?
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die nodig zijn om onze dienst te kunnen leveren, en alleen de gegevens die zij daarvoor nodig hebben:
| Partij | Waarvoor | Welke gegevens |
|---|---|---|
| DOQUE (samenwerkingspartner) | Je inschrijving opvolgen, de scan uitvoeren en je begeleiden | Gegevens uit je inschrijving; je scangegevens voor zover de coach die nodig heeft |
| Leverancier van het scanapparaat en de bijbehorende software | De scan uitvoeren, je resultaten berekenen, bewaren en je digitale rapport tonen | Naam, geboortedatum of leeftijd, lengte, geslacht en je scangegevens |
| Cloudflare (hosting van de website) | De website tonen en beveiligen en je inschrijving opslaan | Technische gegevens en de gegevens uit het inschrijfformulier |
| E-mailprovider | De bevestiging aan jou en de melding aan ons team versturen | Gegevens uit het inschrijfformulier |
| Boekhouder en betaaldienstverlener | Administratie en het verwerken van betalingen | Naam, pakket en betaalgegevens |
| Meta (WhatsApp) | Alleen als je ons zelf via WhatsApp een bericht stuurt | Je telefoonnummer en de inhoud van je berichten |
| Lettertypen op de website en, pas na jouw klik, de kaart op de contactpagina | Technische gegevens, zoals je IP-adres |
Met partijen die gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst. Daarnaast kunnen we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of verwerken daar gegevens. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework).
7. Hoe lang bewaren we je gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Inschrijving via de website waar geen afspraak uit is voortgekomen | Maximaal 6 maanden na ons laatste contact |
| Scangegevens, schema's en aantekeningen van de coach | Zolang je een pakket bij ons afneemt en tot maximaal 12 maanden na je laatste scan, zodat je bij een nieuwe scan kunt vergelijken. Eerder als je erom vraagt of je toestemming intrekt |
| Contactgegevens en afspraken van klanten | Tot maximaal 2 jaar na je laatste afspraak |
| Facturen en betaalgegevens | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| E-mails en berichten | Maximaal 2 jaar na afhandeling |
Na afloop van de termijn verwijderen of anonimiseren we je gegevens.
8. Hoe beveiligen we je gegevens?
- De website en het inschrijfformulier werken via een beveiligde verbinding (https).
- Inschrijvingen zijn alleen in te zien in een afgeschermde beheeromgeving, met een wachtwoord en een beperkt aantal inlogpogingen.
- Alleen medewerkers en coaches die je scan uitvoeren of je begeleiden, hebben toegang tot je scangegevens. Zij zijn verplicht tot geheimhouding.
- We verzamelen niet meer gegevens dan nodig is.
Denk je dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er misbruik van is gemaakt? Laat het ons direct weten via info@hrmfitness.nl.
9. Cookies en opslag in je browser
Deze website plaatst geen volgcookies en gebruikt geen statistiek- of advertentieprogramma's. Wel gebruiken we het volgende:
- Opslag in je browser: als je een melding of pop-up wegklikt, onthoudt je eigen browser dat, zodat je die niet steeds opnieuw ziet. Deze informatie blijft op je eigen apparaat en wordt niet naar ons verstuurd.
- Lettertypen: de lettertypen op deze website worden geladen via Google Fonts. Daarbij ontvangt Google je IP-adres.
- Kaart: de kaart op de contactpagina (Google Maps) wordt pas geladen nadat je daar zelf op klikt. Google kan dan cookies plaatsen. Daarop is het privacybeleid van Google van toepassing.
- Beheeromgeving: alleen voor onze eigen beheerders wordt bij het inloggen een noodzakelijke sessiecookie geplaatst.
10. Jonger dan 16 jaar
Ben je jonger dan 16 jaar, dan mag je alleen een scan laten maken en toestemming geven voor het verwerken van je gegevens als een ouder of wettelijk vertegenwoordiger daarmee instemt. Die kan ook namens jou de rechten uit onderdeel 11 gebruiken.
11. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- in te zien welke gegevens we van je hebben;
- je gegevens te laten verbeteren of aanvullen als ze niet kloppen;
- je gegevens te laten verwijderen;
- het gebruik van je gegevens te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens dat op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd;
- je gegevens mee te nemen (in een gangbaar bestand te ontvangen of aan een andere partij te laten overdragen);
- een gegeven toestemming in te trekken.
Stuur je verzoek naar info@hrmfitness.nl. We reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat we de gegevens aan de juiste persoon geven, kunnen we je vragen om je te identificeren. Stuur nooit ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs mee.
12. Een klacht
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
13. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienst of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij een belangrijke wijziging die jou als klant raakt, laten we je dat weten.
Contact
HRM Fitness B.V. · INSIGHT 3D Health Scan
Heirstraat 28, 6129 PK Urmond
E-mail: info@hrmfitness.nl · Telefoon: 046-888 11 33
KvK 62514725